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自动生成Word目录:你不得不学的Office技巧(二)

    在无纸化办公盛行的今天,各种文书、论文、稿件大多采用Word进行排版处理,但是在制作各种文书、报表的目录时,很多朋友都采用手动输入的方式,即像输入正文一样将目录中的每一条内容输入到文档当中。这样做有三点弊端:其一,目录页码输入繁琐且无法自动更新,如果正文内容有变,就要改动大量的页码设置;其二,格式不方便控制,如果调整了页面设置,很有可能造成目录中的页码错乱等问题;其三,电子化阅读不便,手工录入的目录往往没有超级链接,无法快速定位到目录所指的页面,这不但为阅读带来不便,而且会显示出文档作者较低的办公软件素质。楠哥计算机学习网(www.liubonan.com

    Word和与之相似的办公软件为我们提供了自动生成目录的方法。使用Word自动生成的目录之前,首先需要使用大纲视图对文档的各章节进行设置。以Microsoft Office Word 2010为例,其大纲视图可以通过菜单栏进入,也可以通过右下角的大纲视图按钮进入,如下图。楠哥计算机学习网(www.liubonan.com

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    单击大纲视图按钮,进入大纲视图模式。可以看到,在大纲视图模式当中,所有的文字都是无格式的靠左对其的,而且在每行最左端都会多出了一个灰色或者是黑色的圆点。这个圆点是用来标记此段文字的级别的,也正是我们要设置的内容。Word中将文字的级别定义为了正文、一级标题、二级标题、三级标题……等等若干的级别,默认情况下,你在文章中输入的所有文字都被定义为了正文这一级别,而正文是不会显示在目录当中的。因此,你需要选择一行作为标题的文字,将其设为一级标题,将其子标题设为二级标题,将子标题的子标题设为三级标题,依此类推,如下图。楠哥计算机学习网(www.liubonan.com

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    例如,你可以将整个文章中的“第一章”、“第二章”、“第三章”设置为一级标题,将每一章之中的“第一节”、“第二节”、“第三节”设置为二级标题,将每一节中的“一”、“二”、“三”等标号设置为三级标题。设置过程中,只要选择需要设置的那行文字,在菜单栏中的“大纲”选项卡中选择相应的级别即可,如下图。楠哥计算机学习网(www.liubonan.com

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    设置好大纲之后,就可以在文档中生成自动目录了。在右下角选择“页面视图”按钮回到正常的视图模式。在你想要插入目录的地方,选择“引用”选项卡当中的“目录”菜单中的“插入目录”选项。在打开的对话框中你可以选择目录的格式、样式和超链接的形式。需要注意的是,如果你希望目录当中只出现“第一章”、“第二章”等标题,那么将显示级别设置为1,如果希望出现章名和小节名,那么将显示级别设置为2,如果希望出现章名、小节名和每个问题的标题,那么可以设置为3。点击确定之后,你的目录就会自动的出现了,如下图。楠哥计算机学习网(www.liubonan.com

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    自动生成的目录同样可以向编辑正文一样修改它的文字格式,但是有一点需要注意,如果你生成了目录之后正文发生了变动,那么你需要在目录上选择“更新目录”来对目录的页码和内容进行更新,如下图。楠哥计算机学习网(www.liubonan.com

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    关于目录的设置就讲到这里,如果各位朋友配合楠哥在《》一文中所讲的页码设置,一定能让你的文档有一个更加正式、美观的“长相”。希望大家继续关注楠哥计算机学习网(www.liubonan.com)及微博(www.weibo.com/smzfeng)。楠哥计算机学习网(www.liubonan.com

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